Non ! Je ne suis pas une anti-post-it ! Je dis juste qu’il faut savoir s’en servir et l’utiliser à bon escient. Je le préconise même dans certains de mes accompagnements stratégiques… Une des méthodes que j’aime adapter aux besoins de mes clients : la méthode Kanban.

Utiliser la méthode Kanban pour mieux s’organiser

De nos jours, il arrive de plus en plus souvent d’être totalement dépassé par les évènements par manque d’organisation. En effet, une mauvaise gestion de votre temps tant sur le plan personnel qu’au niveau professionnel ainsi que des flux d’informations non maîtrisés vont indubitablement entraîner des retards dans l’exécution de vos tâches. En plus d’engendrer un état de stress plus ou moins important, cette situation risque d’affecter la qualité de vos résultats.

Une méthode facile à appliquer pour une organisation efficace

Combiner la méthode kanban avec l’utilisation des post-it s’avère être une solution très intéressante à envisager pour vous permettre d’adopter une meilleure organisation de travail. Alors que la tendance est à l’utilisation d’applications numériques et autres outils technologiques, la stratégie du kanban et des post-it repose sur un système à la fois basique et manuel. En effet, il s’agit d’écrire chaque tâche à réaliser sur des post-it et de les placer sur un tableau kanban afin de matérialiser vos activités.

Cela vous permettra ainsi de pouvoir visualiser en un simple coup d’œil la charge de travail qui vous attend. De plus, cette technique vous permet de définir plus facilement vos priorités. En décomposant les tâches à réaliser, vous aurez la possibilité de porter toute votre attention sur une ou deux choses au lieu de vous disperser à vouloir tout faire. D’ailleurs, l’une des clés de l’utilisation du kanban est de veiller à ne pas mettre plus de trois post-it dans la deuxième colonne afin d’éviter toute saturation. Enfin, il est recommandé d’utiliser des post-it de différentes couleurs afin de définir l’urgence de chaque tâche ou d’établir des catégories de travail selon les couleurs.

Une mise en place extrêmement simple

Pour mettre en place votre kanban, il vous suffira d’utiliser un tableau – de préférence un tableau blanc – que vous diviserez en trois colonnes. La première regroupera les tâches que vous devez faire tandis que la seconde indiquera les tâches qui sont en cours. Enfin, la troisième colonne concernera les tâches récemment terminées. Cette colonne présente une importance particulière dans la mesure où elle joue un rôle psychologique. Prendre conscience de la masse de travail déjà abattue permet de gagner en motivation en confortant notre esprit sur le travail déjà accompli.

A noter que vous pouvez tout à fait adapter votre tableau en fonction de vos besoins. A titre d’exemple, un manager pourra ainsi rajouter une colonne destinée aux tâches qu’il aura pu déléguer. Une fois que vous avez votre tableau kanban, il ne vous reste plus qu’à placer les post-it dans les colonnes correspondantes.

Mais vous pouvez aussi vous fabriquer vos propres petits carrés de papiers !